Contoh Surat Dinas, Fungsi dan Cara Pembuatannya

Penulis:  resti  |  3 Agustus 2023

Istilah surat dinas sering kita temui bila kita membicarakan topik yang berhubungan dengan suatu instansi, baik pemerintah maupun swasta. Nah, karena mewakili kepentingan sebuah instansi, maka surat ini bersifat resmi.

Sayangnya, masih banyak yang kurang paham betul mengenai fungsi dan contoh surat dinas. Belum lagi apabila disuruh membuat surat dinas itu sendiri.

Karena itu, mari mulai belajar satu per satu beberapa hal yang penting kamu ketahui tentang surat dinas.

Baca juga: Contoh Surat Undangan Rapat, Lengkap dengan Formatnya

Surat dinas dibuat secara formal mewakili organisasi atau lembaga

Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia (KBBI) pengertian surat dinas adalah ‘surat yang dikirimkan oleh kantor pemerintah dan bebas dari biaya’.

Namun, dalam artian luas, surat dinas merupakan surat resmi untuk keperluan dinas yang dikeluarkan oleh sebuah lembaga, baik pemerintah maupun swasta.

Jadi, lembaga atau instansi yang bisa mengeluarkan surat dinas bukan hanya pemerintah, ya.

Perusahaan atau bahkan sekolah dan organisasi seperti OSIS pun bisa menerbitkan surat dinas yang mewakili organisasinya masing-masing.

Karena bersifat resmi, dalam pembuatan surat dinas harus mengacu pada standar surat resmi, yakni memiliki bagian-bagian penting seperti kop surat, nomor surat, nama organisasi, tanda tangan penanggung jawab surat dan stempel resmi dari organisasi.

Bahasa yang digunakan juga harus mengacu pada kaidah Pedoman Umum Ejaan Bahasa Indonesia alias PUEBI, yakni bahasa baku sehingga memberikan kesan sopan dan mudah dimengerti oleh penerimanya.

Ada beberapa fungsi dari surat dinas

Pada dasarnya surat dinas dibuat karena adanya fungsi yang ingin dicapai. Fungsi-fungsi surat dinas antara lain:

1. Dokumen penting

Apabila sebuah surat dinas berisi tentang keputusan atau perizinan dari suatu hal maka tentu akan menjadi dokumen penting baik bagi pihak penerima maupun pengirimnya.

2. Bukti identitas

Surat dinas akan berfungsi sebagai bukti identitas pemiliknya bila berbentuk undangan, surat kuasa, atau surat penugasan.

3. Sebagai arsip

Surat dinas yang diterbitkan oleh sebuah instansi merupakan sebuah arsip bagi instansi tersebut. Di kemudian hari, arsip tersebut bisa menjadi pengingat sekaligus rekam jejak perkembangan suatu instansi.

4. Sebagai pedoman kerja

Surat dinas yang berupa surat instruksi kerja, surat izin, dan surat keputusan dapat menjadi acuan bagi para staf di lembaga terkait dalam melaksanakan tugas-tugasnya.

5. Sebagai bukti perjanjian

Ada surat dinas yang jenisnya merupakan surat perjanjian. Tentu untuk perihal tersebut penting adanya sebuah surat dinas sebagai bukti otentiknya.

Baca juga: Contoh Surat Kuasa dan Hal yang Wajib Dicantumkan

Seperti apa sistematika di dalam contoh surat dinas?

Sebagai sebuah surat resmi, surat dinas harus memenuhi sebuah standar surat resmi. Agar bisa dinyatakan sebagai surat resmi, surat dinas harus terdiri dari beberapa bagian atau struktur berikut:

1. Kop surat atau kepala surat

Bagian ini menunjukkan identitas lembaga yang menerbitkan surat dinas itu. Dalam sebuah kepala surat ada nama, logo, alamat, nomor telepon, hingga alamat surel instansi tersebut.

2. Tanggal surat

Kalau dalam sebuah surat yang sifatnya pribadi saja diperlukan tanggal surat, apalagi dalam surat yang resmi.

3. Nomor surat

Bagian ini wajib ada dalam sebuah surat dinas. Pemberian nomor surat memudahkan tugas administrasi di instansi terkait.

4. Perihal/hal

Bagian ini berisi tujuan dibuatnya surat dinas.

5. Alamat

Sebuah surat harus mencantumkan alamat dari penerima yang dituju.

6. Lampiran

Bila surat dinas itu memiliki berkas tambahan yang menyertainya, maka bagian lampiran harus diisi.

7. Salam pembuka

Karena sifat surat dinas adalah resmi, maka ragam sapaan dalam salam pembuka harus bernada formal.

8. Isi surat

Sebuah surat dinas harus berisi informasi yang singkat, padat, dan jelas.

9. Salam penutup

Sama halnya dengan salam pembuka, salam penutup pun harus menggunakan bahasa formal.

10. Nama

Nama pejabat yang bertanggung jawab terkait dibuatnya sebuah surat dinas harus dicantumkan dengan dilengkapi tanda tangan dan stempel dari instansi yang diwakilinya.

11. Tembusan

Bila ada pihak lain yang perlu mengetahui adanya surat tersebut, maka harus diberikan tembusan atau salinan dari surat yang asli.

Contoh surat dinas

Contoh 1

Contoh 2

Contoh 3

Demikianlah contoh surat dinas. Semoga bisa bermanfaat.